Você é daquelas pessoas que adora riscar tarefas na lista de afazeres da agenda? Acredite, você tem um hábito muito eficaz para sua produtividade.

Checklists - ou listas de verificação, no velho e bom português - são usados para qualquer coisa, da listinha de compras no supermercado até os projetos colaborativos de grandes multinacionais. Um checklist é composto geralmente por tarefas menores que, somadas, geram um projeto ou uma meta maior. 

E você sabia que o simples fato de dividir metas grandes em tarefas menores tem efeito motivador a uma equipe? A cada tarefa cumprida, uma pequena vitória, podemos dizer assim. Tamanha a importância das listas que lançaram até um livro sobre isso: The Checklist Manifesto: How to Get Things Right (Checklist: como fazer as coisas benfeitas) de Atul Gawande

O que é ensinado no livro não é nenhuma novidade para quem já cria listas de afazeres. O que pode ser algo novo pra você é a informação de que este hábito é uma ferramenta indispensável para todos os profissionais e gestores de pequenos, médios e grandes negócios. 

Publicado em 2009, o livro prova que uma lista de tarefas bem feita em situações complexas pode prevenir erros considerados fatais.

O autor Atul Gawande é um cirurgião geral e professor de cirurgia que adotou checklists em oito hospitais, de um centro comunitário na Tanzânia a um moderno instituto médico em Seattle. Em todos, a redução de óbitos por complicações médicas foi de 35%, na média – um número impressionante, já que se tratam de vidas.

Trocando em miúdos: as listas funcionam porque diminuem a quantidade de erros que cometemos. Então continue aqui que vamos mostrar as funções de um checklist.

Uma planilha com checklist

Quais são as funções de um checklist?

Um checklist é uma ferramenta que garante o cumprimeiro das tarefas, certo? Mas o checklist tem ainda outras funções importantes. Acompanhe:

#1 Ajuda a ser mais organizado e reduz esquecimentos

Além de dicas pela internet, as papelarias também estão cheias de materiais destinados à organização do dia a dia. E por que, então, muita gente ainda não se rendeu ao hábito de listar tarefas?

Porque o ser humano, por natureza, sempre pensa que um dia será melhor… “Um dia serei organizado e assim permanecerei”, mas o fato é que este dia nunca chega se você não torná-lo um hábito. 

Ainda que o hábito de fazer checklist de tarefas pareça uma fantasia inatingível para muita gente, saiba que isso é possível se fizer parte de sua rotina diária, como escovar os dentes. E depois que você perceber que o checklist, seja para qualquer projeto, economiza energia, dinheiro e tempo, você vai passar a usá-lo sempre. 

O checklist ajuda você a ser mais organizado, porque tudo que precisa ser feito estará lá - no papel, na planilha ou no bloco de notas. Isso favorece sua memória e deixa o cérebro livre para pensar em outras coisas, como estratégias para alavancar o seu negócio, por exemplo.

pessoa mostrando 5 benefícios registro de marca

#2 Ajuda a priorizar o que é importante

Programar tarefas é uma ferramenta útil para descobrir o que está consumindo seu tempo. Coloque no papel ou no computador todas as tarefas importantes para determinada ação. Em seguida, para cada tarefa, defina:

  • quais podem ser simplificadas
  • quais podem ser delegadas
  • quais podem ser eliminadas
  • quais devem ser executadas somente por você
  • quais são prioridades
  • quais são urgentes

Por mais que este seja seu desejo, você não poderá realizar tudo ao mesmo tempo. Portanto algumas tarefas devem esperar até serem executadas. Estas são as tarefas menos urgentes e que não são prioridade. E o que é prioridade? São as tarefas importantes, que precisam ser executadas porque têm um valor maior. Já o que é urgente se relaciona ao prazo de conclusão. 

Entendeu agora por que o hábito de criar checklists é importante? Então vamos adiante: veja como fazer um checklist e melhorar a sua produtividade no trabalho e na vida.

Como fazer um checklist?

Na hora de estabelecer sua lista de verificação, garanta que cada tarefa seja pequena, realizável e com prazo de conclusão. Com isso em mente, é hora de definir onde seu checklist vai ficar: na agenda, em uma planilha no computador ou no celular? Lembre-se que ele precisa estar acessível a qualquer hora do dia - e da noite. Também é importante que outros membros da equipe tenham acesso a suas listas de tarefas.

Imagine que você lembrou, no meio da noite, de anotar uma tarefa importante, mas deixou seu computador na empresa e não tem nenhum papel e caneta à mão naquele momento. Fica difícil concluir seu checklist se você não tiver acesso a ele, não é mesmo? Então veja nossa sugestão a seguir.

Utilize uma ferramenta online para criação de checklists e formulários

Existe uma ferramenta do Google que muita gente desconhece, mas que é uma excelente alternativa para fazer checklists e anotar qualquer ideia para a consolidação de um projeto ou negócio. 

O Google Keep é totalmente gratuito e fica disponível para quem usa o Gmail ou possui uma conta do Google. Ele funciona como um repositório para guardar informações rápidas, como ideias de projetos, listas, recados, tarefas do dia a dia e números de telefone e permite o compartilhamento das informações com mais pessoas, caso seja de sua vontade. 

O melhor de tudo é que você pode usar o Google Keep em qualquer lugar, seja no smartphone, no tablet ou no computador, com sincronização automática. Outra vantagem é que você pode gravar áudios que automaticamente viram uma nota, permitindo anotar ideias mais complexas em menor tempo. 

Há ainda a extensão do Keep para o Chrome, uma opção para salvar rapidamente qualquer informação quando estiver navegando no desktop. Na Ajuda do Google você confere  todos os detalhes da ferramenta.

Estabeleça prazos para realização de cada tarefa

Muitos gestores e profissionais conseguem visualizar o resultado final de um projeto, mas esquecem de calcular quanto tempo irá levar para chegarem àquele resultado. Por esse motivo, eles raramente consideram a possibilidade de as coisas darem errado ou serem mais difíceis que o previsto.

Se você é uma das pessoas que estima mal o seu tempo, comece a dar atenção à realidade de seu fluxo de trabalho. Independentemente se você é do time dos procrastinadores ou não, certifique-se que está colocando um tempo suficiente para a realização da tarefa. 

Divida em etapas um compromisso de trabalho e visualize os passos necessários para chegar ao seu final. Depois, estime o tempo que cada passo irá levar. Você pode monitorar o seu tempo enquanto trabalha: existe uma ferramenta chamada Toggl, que conta o número de horas concretas que está trabalhando em cada tarefa de cada projeto.

O Toggl também ajuda a ver o que está fazendo pouco progresso se, digamos, você estiver trabalhando apenas uma hora por semana em um projeto que exigirá 30 horas. 

Lembre-se: ao sentir-se satisfeito cada vez que completar uma tarefa do checklist, crescerá a sua motivação para prosseguir.

Revise periodicamente seu checklist

Revisar periodicamente sua lista de tarefas serve para assegurar que você não esteja deixando de lado itens importantes. Se você permanece em contato com suas prioridades, pode adiar somente aquelas tarefas menos significativas, não é mesmo?

Agora, se você quase sempre espera até o último minuto para iniciar tarefas e projetos importantes, está correndo o risco de produzir um trabalho com menos qualidade ou até perder completamente os prazos. Não espere pela inspiração para começar uma tarefa: crie ações menores para cada etapa do projeto e sinta-se satisfeito com seus progressos. 

E por último, mas não menos importante: reserve um tempo para descansar e se recompensar ao longo do caminho.

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