Que tal concentrar todas as tarefas da gestão de seu negócio em apenas um lugar? Com o Trello, uma ferramenta disponível para todos os dispositivos - computadores, tablets e celulares Android ou IOS - isso é possível, gratuitamente. O Trello é perfeito para organizar tarefas, times e informações em uma plataforma que integra calendário, imagens, links e tudo que ajuda a tornar a gestão simplificada.

Existem várias plataformas hoje em dia disponíveis para gestão de tarefas. Mas por que estamos falando apenas do Trello e não de outras ferramentas? Porque aqui na Consolide, nosso time de marketing o utiliza para tornar a rotina mais fácil, organizando fluxos de atividades que podem ser compartilhados com toda a equipe.

Quais as vantagens de utilizar o Trello para organizar as tarefas?

Para manter a produtividade das equipes, muitas empresas se utilizam do Trello, já que a ferramenta distribui tarefas para cada membro do time, e monitora o cumprimento dos prazos, além de mostrar visualmente o que que está sendo feito ou já foi concluído por cada colaborador.

Pelo Trello, também é possível se comunicar com cada um dos membros da equipe e deixar tudo registrado. As demandas podem ser separadas por projetos, clientes, tarefas e subtarefas, ou da forma que você achar melhor para manter a organização e cumprir os prazos. 

A ferramenta mostra tudo que está sendo feito ou será concluído em breve, e com isso você pode visualizar o calendário de atividades da semana ou do mês inteiro. Com base na tecnologia de cloud computing, o Trello permite sincronizar vários dispositivos ao mesmo tempo. 

Agora veja mais algumas vantagens do Trello:

  • O Trello é de graça, como já falamos anteriormente. Existe também uma versão paga, mas você não precisa necessariamente utilizá-la.
  • A ferramenta é intuitiva e muito simples de usar, com uma interface que lembra a metodologia Kanban - algo como colar post-its no quadro, sabe?
  • Permite criar e administrar projetos divididos em tarefas e ações, agregando links e recursos visuais.
  • Você pode convidar quantas pessoas desejar para seus quadros, sem custo.
  • O Trello permite que você e suas equipes trabalhem em conexão em tempo real. Se um membro mover um cartão, você logo percebe isso instantaneamente, se estiver com o Trello aberto em seu navegador ou no celular.
  • Os dados são enviados por meio de conexão SSL / HTTPS segura, a mesma tecnologia de criptografia usada pelos bancos.
  • Você pode integrar o Trello também com outros programas, como as planilhas do Google.

Como utilizar o Trello

Há dois tipos de funções que podem ser visualizadas: quadros e calendário. Na função quadros, você pode gerenciar as tarefas e a produtividade. Já no calendário você visualiza a agenda semanal e mensal do grupo, adequando datas e entregas. Entenda de que forma você pode organizar seu trabalho com o Trello.

#1 Cadastre-se e crie seus quadros

Acesse o site do Trello, crie uma conta informando seu nome e e-mail, e defina uma senha. Ao criar a conta, você concorda com os termos de serviço e com a Política de Privacidade do site. 

Na tela principal do Trello, clique em “criar novo quadro”. Cada quadro se refere a um projeto (por exemplo, “Gestão de Estoque”). Em cada quadro, você pode ir inserindo listas de tarefas com os respectivos prazos de conclusão.

As listas podem conter informações como: checklists, imagens, links de documentos, e qualquer anexo importante para a realização da tarefa. São como post-its compartilháveis entre a equipe.

#2 Adicione membros ao time de cada quadro

Você pode adicionar quantas pessoas quiser a cada quadro e criar uma lista para separar as tarefas que precisam ser feitas, as que estão em andamento e as que já foram concluídas. Para isso, clique na opção “Adicionar Membros”.

A comunicação pode ser feita toda através da plataforma, pois os membros da equipe podem trocar informações sobre o status de cada tarefa. Você pode mencionar qualquer integrante em um comentário no cartão, o que gera uma notificação para o mesmo. Apenas digite “@” e logo aparece a lista de membros do quadro. 

#3 Use uma extensão para o Google Chrome e integre os Power-ups

Para quem usa o Google Chrome como navegador principal, é possível visualizar, editar os quadros e pesquisar o conteúdo através da barra de endereços do browser, com uma extensão do Trello para o Chrome. Depois de instalada a extensão no computador, é só digitar “t”, sem aspas e seguido de espaço, para fazer buscas.

Os power-ups são algumas funções mais avançadas do Trello, que permitem integrações com apps do Google, como planilhas e documentos, além de calendário e monitoramento de tempo gasto para cada tarefa. 

Você também pode personalizar sua área de trabalho no Trello, com temas disponibilizados pelo site Unsplash. Para alterar a imagem de fundo da tela, é só ir em Menu > Alterar Tela de Fundo > Fotos. 

#4 Organize seus projetos e tarefas

Você pode organizar suas tarefas por dia da semana: é só criar uma lista para cada dia, com as atividades relacionadas à data e uma hora para a conclusão de cada. Com a integração do calendário, você pode criar tarefas de curto e longo prazo. Para atividades mais complexas, você e o seu time podem estabelecer etapas de trabalho, com ações específicas para cada etapa.

Outra ideia é organizar as listas por cliente. Ou por produtos. Ou por time de vendas. Enfim, a imaginação não tem limites. Você pode criar tantos projetos quanto quiser e organizá-los da forma que for mais intuitiva para o seu tipo de negócio. Quanto mais visibilidade tiver durante a execução dos projetos, melhor seus membros poderão colocá-los em prática.

Quer entender com mais detalhes o funcionamento do Trello na prática? Acompanhe o tutorial em vídeo:

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